Найдите для себя свои индивидуальные рабочие интервалы и скорость их переключения. Предположим, если надо написать статью – я это смогу делать максимуму 2 часа, потом я устаю, мне надо переключиться. А если мне надо делать дизайн обложки своей книжки, я это могу делать 4 часа без перерыва, меня прет. Выбирайте интервалы, оптимальные для вас.

 

— Когда вы планируете деть, очень удобно выделять себе рабочие блоки. Нам нравится интервал 4 часа. Выделять себе четко 4 часа до обеда, 4 часа после. У вас есть 2 блока по 4 часа. В остальное время вы можете проводить время, как угодно. Главное, чтобы вы понимали, каким должен быть конечный результат этих рабочих блоков. Мы уже об этом говорили, но повторяемся, потому что это очень важно.

 

— Еще важный момент. Если вы планируете «Я с 9 утра сажусь писать книжку», и, скажем, «пишу 2 главы за 3 часа». Если вы в 9 утра садитесь, то в 9 утра вы начинаете писать книжку. Лучший способ — это погубить: сесть, понять, что нужно проверить почту, сейчас еще новости надо посмотреть, ой, Гайдар умер! Сейчас почитаю о нем статью, а тут еще фильм о Гайдаре… В итоге вы очнулись, уже 12 часов, уже хочется кушать, время ушло. То есть, если вы жестко и четко ставите себе в график, то делаете это жестко – с 9.00. Все остальные процессы (почта, аська и Гайдар) – потом.

­— Как правильно понять, сколько займет какой-то процесс, если делаешь в первый раз, или дело не совсем зависит от тебя?

 

— Есть очень простой подход. Скорее всего, вы не сможете сказать заранее, сколько займет новый процесс. Тем не менее, есть такая вещь, как чувство времени. Чувство времени – это способность заранее знать, сколько вам времени понадобиться (доехать до вашего друга, посмотреть телевизор, потрепаться с подружкой). Это чувство вырабатывается с помощью хронометража. Мы рассказывали об этом вначале. Чем больше вы фиксируете время, которое потратили на те или иные действия, тем лучше у вас развито чувство времени.

Резюмируем, что мы используем в планировании дня:

1.    Сочетаем гибкое и жесткое планирование;

2.    Используем переключение (делаем передышки);

3.    Используем рабочие блоки с фиксированным конечным результатом.

— Есть ли разделение жесткого или гибкого планирования под конкретный тип задач?

Очень индивидуально. Есть задачи, которые не зависят от каких-то внешних факторов. Например, вам нужно сесть и посчитать доход за декабрь. Это просто нужно сесть и посчитать. Есть задачи, которые требуют каких-то внешних факторов. Например, связаться с человеком, и с ним час проговорить по скайпу. Если вы с ним заранее не условились по времени, вам нужно будет дождаться, пока он будет свободен, чтобы поговорить.

Некоторые люди оставляют на гибкое планирование творческие задачи. Здесь двояко. С одной стороны, можно творческие задачи планировать более гибко, дожидаясь вдохновения. С другой стороны, если очень долго ждать вдохновения, оно может вообще не прийти. Но творческие задачи я уже стараюсь не делать для них гибкого планирования. К примеру, я себе ставлю на воскресенье задачу – «за 4 часа написать рассылку Школы тренеров на всю неделю вперед». Я сажусь и пишу 5 выпусков рассылки сразу. Это творческая задача. Но творчество тоже можно планировать. Тогда, почему то, муза именно в этот момент неожиданно на вас нисходит.

 

— Еще пару моментов. Одна из основных ошибок при планировании выглядит следующим образом:

·         с 10 до 11.30 у меня встреча там, мне полчаса на дорогу, успею за 25 минут.

·         в 11.55 у меня встреча здесь, в 14.00 у меня встреча тут.

В итоге, на первую встречу вы опоздали, на вторую встречу человек пришел раньше, у вас все сорвалось, весь день испорчен.

Есть классическое правило планирование 60/40. Его тоже нужно тестировать под индивидуальное использование, но в целом оно гласит – если вы планируете день сидячий, дома, то вы планируете 60% времени, все остальное оставляете на лаги (неожиданные дела, срочные авралы, на любые процессы). Если вы планируете день в разъездах, то планируете только 40%. Потому, что могут быть пробки, опоздания, вы можете ждать. Если у вас за день 3 встречи, то лучший вариант поставить себя под жесткий стресс и сорвать парочку этих встреч – это поставить их стык в стык, друг за другом. В расчете, что все пройдет вовремя, метро подъедет минута в минуту, и все пройдет идеально ровно.

Лучше у вас останутся 40 минут незапланированными. И тогда на этот случай у вас есть список отложенных дел. Дэвид Ален (автор методики GTD) называет это «список когда-нибудь». И у вас есть 40 минут времени, вы смотрите «Оу, а мне же надо посмотреть путевки на лето в Испанию» – зашли, посмотрели. Но лучше у вас будет временной лаг, вы за это время отдохнет, чем вы будете срывать процесс за процессом из-за того, что вы запланировали очень плотно.

— По поводу запасов времени. Когда вы планируете что-то совместно с другими людьми, есть один важный момент. Люди могут вас разводить на авралы. Вас спрашивают:

— У тебя как со временем?

— У меня следующая встреча в 6.

И человек бессознательно будет вас затягивать по максимуму. Если вы скажите ему: «Мне в 5 уже нужно бежать, у меня следующая встреча», хотя вам ехать 15 минут, гарантированно вы спокойно закончите.

У меня недавно был день, 3 встречи. С утра я заезжаю к друзьям, потом договариваюсь со следующими. Подружка говорит: «Как у тебя со временем?». Я говорю: «Я к 3 смогу, до 3-х железно все забито», хотя у меня на самом деле занято все до 2-х но я делаю часовой запас. Потом она говорит: «А до какого часа?». Я говорю «в 5 мне уже железно нужно бежать, по любому». Хотя у меня следующая встреча в 6, а ехать 15 минут. Но я делаю запасы, потому что всегда кто-то опоздает, придет раньше, задержится. Всегда эти запасы делайте.

— Когда лучше планировать: вечером или утром?

Сильно индивидуально. Во-первых, вы можете планировать вечером, а утром корректировать. Либо вы можете делать это четко с утра. Смотрите по своим биоритмам, кому что больше подходит. Можно и так, и так – и то, и другое будет работать.

Когда вы освоили планирование дня, переходите к планированию недели.

Здесь тоже очень похожие процессы. Вы смотрите, что вам за неделю нужно успеть. И под конечный результат вы планируете, что вам нужно для этого результата в течении недели сделать. Вся идея планирования – это не то, что в принципе нужно поделать, а какой результат нужно получить, и что для этого я буду делать.

По поводу недели. Что еще очень хорошо работает. Одну вещь, которую придумали, пользуемся – это разделение типов дней. Если вы не очень легко переключаетесь между разными типами задач, то очень полезно выделять себе в течении недели дни под разные типы задач.

Например, один день выделяете на текучку и рутинные задачи. Другой день выделяете на стратегические, творческие дела. Третий день для отдыха. Четвертый – для развития. Я говорю себе: «В среду я занимаюсь текучкой, а в пятницу – день на развитие либо стратегию». Это все нужно планировать. И когда вам потом кто-то говорит: «Слушай, можно с тобой во вторник встретиться, ты же свободен?». А у вас на вторник запланирован отдых, вы говорите: «Извини, на вторник я уже занят, у меня есть планы». Не нужно человеку объяснять, что у вас отдых. Отдых – это тоже план

— Если у вас скопилось много хвостов по разным проектам, и они оттягиваются, и снежный ком нарастает. Один из вариантов, который мы используем – вы делаете день зачистки. То есть, в этот день вы не начинаете ничего нового, составляете конкретный список хвостов, которые вам нужно дочистить, и в этот день дочищаете только хвосты. Это один из самых мощнейших источников стресса, когда вы ведете 15 проектов, у вас по 12 из них висят хвосты, и на горизонте уже маячит 16 проект. Здесь очень важно вовремя сделать паузу и просто зачищать. Это очень помогает и позволяет начинать новые проекты с большей эффективностью. А если вы после дня зачистки еще сделаете себе выходной, вообще хорошо.

Если у вас получается планировать день и неделю, то дальше планируете месяц. Вы берете свой месяц, спрашиваете себя, каких результатов вам нужно достичь к концу этого месяца. И под результаты месяца определяете, что и в какую неделю будете делать.

Мы в начале декабря с Сашей встретились, продумали, что нам нужно сделать в течении месяца по «Вершине». Выяснили, что нужно дооформить бухгалтерию, наладить продукты в магазине, сделать тест-драйв и т.д. Дальше мы уже раскидываем по неделям и дням и определяем конечный результат этой деятельности. И это сводится к планированию недели и дня. Вы всегда пляшите от конечного результат.

— Сегодня управляющий не пришел на работу, неожиданно заболел, остался один, делегировать некому, все спланировано, что делать?

— Всегда есть ситуации, когда что-то пошло не так. Поэтому, лучше заранее знать, что вы будете делать, если ваш план пойдет наперекосяк. В большинстве ситуаций, вы знаете, какие дела зависят от других людей, а какие нет. Соответственно, у вас может быть резервный план.

Если я назначил кому-то встречу, я всегда думаю, что и как я буду делать, если эта встреча отменится. Всегда может быть, что человек заболел, простудился, родился ребенок неожиданно и т. д. Поэтому, всегда полезно иметь резервный план, если основной план отменяется или летит под откос.

— Еще есть более системная штука.

Если человек не просто не пришел на встречу, а в вашей системе выпал человек, который играет важную роль. Такие моменты вскрывают прочность системы. Часто бывает, что люди, которые ведут бизнес, у них все важные вопросы зациклены на них, что-то они отдают помощникам, у них 120% загрузки, помощник заболел – у них 180%.

Такие ситуации показывают, насколько ваша система прочная, насколько в ней есть заменяемость. Наличие незаменяемых людей в системе – это признак ее слабости. Такая система уязвима. Если у вас есть технический специалист и только он знает, где эта кнопка, тогда вы уязвимы.

Здесь помогает одна очень мощная штука, мы это делаем сейчас – это прописывание процессов, которые у вас происходят. Умным словом это называется «мапинг». Вы составляете ментальные карты всех-всех-всех процессов, которые у вас происходят. В первую очередь, очень интересно составлять карты процессов ваших помощников. Эта карта полностью описывает процесс или процессы, которые с ним происходят в процессе выполнения деятельности – что он делает, в какой последовательности, с кем взаимодействует при этом и т.д. Вы посмотрели карту, и понимаете, что он делает.

Если человек заболел, то вы можете кого-то попросить, дать ему эту карту. Очень часто бывает так, что никто больше не в теме, и никак не объяснить. Но когда у вас полностью прописаны процессы, то вы можете человеку за полчаса-час объяснить суть, и он сможет вытянуть основные процессы. Либо вы сами сможете подхватить часть процессов. Поэтому, незаменимых людей нет. Заменить можно любого, но, если вы сами понимаете, чем он там занимается. Если не понимаете – то достаточно сильно рискуете.

 

— Кратко резюмируем.

Планировать нужно, обязательно. У вас должен быть инструмент планирования.

Вы можете комбинировать для себя жесткое и гибкое планирование. Гибкое – когда у вас есть дела и вы по ситуации смотрите, что сейчас делать. Жесткое – когда вы заранее четко определяете, что и когда вы делаете, с каким результатом. Когда вы планируете день, вы можете комбинировать внутри него жесткие и гибкие интервалы, в течении дня вы планируете переключения, рабочие блоки, и четко определяете, какой результат должны получить.

Когда планируете неделю, используете разные типы дней. Но тоже отталкиваемся от результатов недели. Когда планируем месяц – отталкиваемся от результата месяца, и планируем, что в какую неделю делать.

— Как согласовывать карту процесса себя и своих сотрудников?

— Для этого есть смысл их все прописать. Когда у вас есть карты всех отдельных процессов, тогда вы сможете сложить общий процесс. И это очень хорошо помогает понять, как работает ваш бизнес, и позволяет его оптимизировать и сделать эффективным. Потому, что в большинстве своем, огромное количество руководителей не знают до конца, как работает их бизнес. Эта карта дает вам четкое понимание что происходит, кто чем занимается, и как все взаимодействует.

Присоединяйся

Подпишись на наши новости и акции!

Онлайн посетители

Сейчас 52 гостей и ни одного зарегистрированного пользователя на сайте